Thành thạo Word là kỹ năng tin học văn phòng cơ bản và cần thiết cho mọi ngành nghề. Để giúp các bạn có thêm kỹ năng sử dụng phần mềm này, Blog TopCV sẽ hướng dẫn bạn Cách làm mục lục trong Word như thế nào? tự động nhanh nhất và đơn giản nhất sau đây!
Vai trò của mục lục trong văn bản
Bạn đang xem: cách làm mục lục ngon nhất
Mục lục là một thành phần vô cùng quan trọng trong bất kỳ văn bản Word nào. Tuy nhiên, do quên tạo mục lục khi soạn thảo văn bản nên sản phẩm thu được rất phản khoa học. Khó hỗ trợ người đọc văn bản tìm kiếm thông tin.
Nếu bạn là sinh viên, bạn có thể từ từ tìm hiểu. Nhưng nếu bạn là người đã đi làm, thường xuyên phải sử dụng tin học văn phòng để hỗ trợ công việc. Thì việc quên tạo mục lục trong Word sẽ khiến bạn trở thành một người thiếu chuyên nghiệp.
Với mục lục, người đọc dễ dàng nắm bắt được nội dung chính của tài liệu, cách tổ chức, triển khai nội dung trong đó. Không chỉ trên báo in, mà cả xuất bản phẩm điện tử, nếu có mục lục, người đọc sẽ dễ dàng tra cứu và di chuyển đến mục cần đọc nhanh hơn.
Trong kinh doanh, nếu các bộ luật, văn bản, sổ tay được soạn thảo một cách chi tiết, khoa học và cẩn thận, có mục lục thì việc sử dụng sẽ thuận tiện hơn rất nhiều. Để biết cách làm mục lục tự động trong Word đơn giản và nhanh chóng nhất, mời bạn tiếp tục theo dõi bài viết!
Cách làm mục lục trong Word 2016, 2013, 2010, 2007
Cách làm mục lục tự động Word ở các phiên bản 2007, 2010, 2013, 2016 đều giống nhau. Thủ thuật đơn giản sau đây sẽ giúp bạn biết cách làm mục lục trong Word 2010, 2016, 2007, 2013 cực chuẩn.
Chọn nội dung cần thiết trong mục lục
Để mục lục hiển thị tự động mà không cần căn chỉnh thủ công. Đầu tiên, bạn cần gắn các tiêu đề chính và tiêu đề phụ vào đúng thẻ hoặc cấp độ/thứ hạng của nó. Thứ tự sắp xếp: Tiêu đề chính – tiêu đề phụ – tiêu đề phụ. Các bước thực hiện như sau:
Cách 1: Đánh dấu mục lục bằng Add Text of Table of Contents
- Bước 1: Bạn bôi đen tất cả nội dung cần có trong mục lục.
- Bước 2: Chọn Tài liệu tham khảo -> Thêm văn bản -> Cấp độ. Trong đó, danh hiệu chính là cấp 1. Các danh hiệu phụ có cấp độ nhỏ hơn sẽ giảm dần từ cấp 2-3-4.
Cách 2: Sử dụng Heading Styles có sẵn trong tab Home
Gắn phụ đề chính và phụ đề vào thẻ Heading là cách thuận tiện, nhanh chóng và dễ dàng. Đề mục 1 là đề mục chính. Heading 2-3-4 là các subheading và subheadings. Tùy thuộc vào cấu trúc của văn bản, bạn có thể gắn thẻ cho phù hợp và đúng định dạng.
- Bước 1: Đánh dấu toàn bộ tiêu đề -> Trang chủ -> Kiểu.
- Bước 2: Chọn thẻ Header thích hợp. Nếu bạn muốn có một kiểu độc đáo, hãy chọn mũi tên mở rộng Bộ sưu tập kiểu nhanh. Hoặc chọn Save Selection as New Quick Style nếu bạn muốn tạo kiểu của riêng mình.
Tạo mục lục
Khi các thuộc tính của tiêu đề đã được thiết lập, bạn có thể tự động tạo mục lục bằng cách thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Trỏ chuột vào vị trí cần đặt mục lục. Thường được đặt ở trang đầu tiên hoặc trang cuối cùng của tài liệu. Nếu bạn cần chuyển sang một trang mới, hãy nhấn Ctrl + Enter.
- Bước 2: Chọn mẫu mục lục có sẵn tại Reference -> Table of Contents -> Automatic Table. Hoặc tạo mẫu mục lục của riêng bạn tại Reference -> Table of Contents -> Custom Table of Contents.
- Bước 3: Sau khi tạo mục lục, nếu cần chỉnh sửa nội dung, bạn nhấn chuột phải vào mục lục và chọn Update Table.
Ghi chú:
- Nếu cần chọn mẫu mục lục hiện có, bạn có thể truy cập trang web Office.com. Gõ từ khóa “More Table of Contents” để tìm thêm các mẫu.
- Nếu bạn tự tạo mục lục theo ý thích của mình thì để ý sẽ có nhiều lựa chọn: Tab Leader là kiểu khi click tab và None là không có gì.
- Để chọn định dạng mục lục muốn tạo, chọn Format.
- Phần mềm Word tự động quy định các văn bản có định dạng Heading 1 là tiêu đề lớn, Heading 2 là tiêu đề phụ, Heading 3 là tiêu đề phụ, v.v.. Vì vậy, tất cả các loại đề mục từ lớn đến nhỏ đều có trong phần. mục lục, bạn phải định dạng tiêu đề trước.
Cập nhật mục lục khi có thay đổi
Sau khi hoàn thành nội dung văn bản, có thể tiêu đề hoặc số trang của phần sẽ thay đổi. Để đảm bảo mục lục trỏ đến đúng số trang, bạn cần cập nhật mục lục theo hai cách:
- Cách 1: Kích chuột phải vào mục lục, chọn Update Field.
- Cách 2: Chọn tab Tham khảo -> Mục lục -> Cập nhật bảng -> Chỉ cập nhật số trang/Cập nhật toàn bộ bảng. Bằng cách này, cả số trang và tiêu đề sẽ được cập nhật chính xác. Nhấn nút OK ở cuối để hoàn tất việc cập nhật mục lục.
Ghi chú: Chọn Cập nhật toàn bộ bảng thay vì Chỉ cập nhật số trang. Bởi vì có khả năng bạn có thể chỉnh sửa, thêm hoặc bớt tiêu đề. Khi đó, cập nhật lại toàn bộ mục lục bao gồm số trang, tên đề mục sẽ cho kết quả chính xác hơn.
Xem thêm: Những cách tìm nguồn sỉ giày sneaker Nike uy tín
Tùy chỉnh chế độ xem mục lục trong Word
Với cách làm mục lục Word, nếu chưa hài lòng với mẫu có sẵn, bạn hoàn toàn có thể thay đổi giao diện theo ý thích của mình. Với 3 bước đơn giản sau, bạn sẽ tạo được một mục lục với thiết kế bắt mắt như ý muốn:
- Bước 1: Bạn click vào tab References -> Table of Contents -> Custom Table of Contents.
- Bước 2: Điều chỉnh các yếu tố muốn thay đổi trong mục lục như khả năng hiển thị, xóa số trang, căn chỉnh mục lục,… Nếu muốn tùy chỉnh thêm, bạn có thể nhấn nút Tùy chọn để chỉnh sửa. Khi hoàn tất, bấm OK.
- Bước 3: Trong trường hợp muốn sử dụng thêm các định dạng khác, chẳng hạn như thay đổi hình thức của văn bản, bạn chỉ cần bôi đen các thành phần muốn sửa đổi trong bảng và chỉnh sửa kích thước, màu sắc,… theo ý muốn. Tất cả các tùy chọn này đều nằm trong tab Trang chủ.
Cách xóa mục lục trong Word
Vậy, nếu bạn đã tạo mục lục rồi nhưng không muốn sử dụng nữa, hoặc có lý do muốn gỡ bỏ mục lục thì sao? Dưới đây là các bước để bạn có thể xóa mục lục trong Word một cách dễ dàng:
- Bước 1: Chọn tab References trong Ribbon.
- Bước 2: Chọn Mục lục.
- Bước 3: Chọn Xóa mục lục.
Vậy là bạn đã hoàn tất việc xóa mục lục! Toàn bộ hình minh họa trên đều được sao chép lại từ cách làm mục lục trong Word 2016 – phiên bản mới nhất. Cách làm mục lục trong Word 2010, 2013, 2007 cũng tương tự như vậy. Mỗi phiên bản chỉ khác nhau chút ít về giao diện nhưng nhìn chung tiện ích là như nhau. Như vậy, dù là phiên bản nào thì bạn vẫn có cách tạo mục lục Word tự động dễ dàng như vậy.
Kỹ năng vi tính văn phòng bên cạnh cách làm mục lục
Bạn không chỉ cần quan tâm đến cách làm mục lục tự động cho Word mà còn cần nắm vững các tính năng khác trên nền tảng ứng dụng tin học văn phòng này. Vì trong thời buổi công nghệ thông tin bùng nổ như hiện nay, dù bạn không phải dân văn phòng thì bạn vẫn cần thành thạo Word để hỗ trợ công việc, làm báo cáo, soạn thảo văn bản, v.v.
Dưới đây là một số kỹ năng Word cơ bản nhất mà bạn nên rèn luyện để có thể xử lý công việc nhanh chóng và hiệu quả:
- Biết soạn thảo văn bản nhanh, sử dụng 10 ngón tay để gõ văn bản, không mổ cò.
- Biết cách định dạng văn bản với phông chữ, cỡ chữ, màu sắc phù hợp.
- Thành thạo việc tạo, chèn và định dạng bảng, biểu đồ.
- Biết cách chèn video, âm thanh, ảnh động vào văn bản.
- Biết cách chèn liên kết vào văn bản, từ khóa.
- Biết cách tạo ghi chú trong văn bản soạn thảo.
- Cách đặt mặc định trong khi soạn thảo văn bản.
- Đặt tham số giữa các dòng trong một đoạn.
- Trình bày văn bản theo đúng yêu cầu, điển hình là bookmark, header, footer, v.v.
- Biết sử dụng phím tắt để tăng tốc độ thao tác khi soạn thảo văn bản.
Tìm hiểu thêm: Kỹ năng tin học văn phòng là gì? Tìm việc có quan trọng không?
Công việc nhất định phải thành thạo Word
Mặc dù đúng là đi làm ngày nay không có bất kỳ giới hạn nào. Kể cả khi bạn không ngồi văn phòng thì tiêu chuẩn đầu vào cơ bản khi đi xin việc vẫn bao gồm việc thành thạo tin học văn phòng (Word nhất định). Do đó, dù làm ở ngành nghề nào, bạn cũng cần đầu tư thời gian học các thủ thuật trên phần mềm Word.
Tuy nhiên, nếu bạn đang làm việc ở một trong những vị trí công việc sau, bạn phải thành thạo phần mềm Word và các kỹ năng thiết yếu về cách tạo mục lục:
- Nhân viên hành chính nhân sự
- nhân viên tuyển dụng
- nhân viên hành chính văn thư
- nhân viên nội dung
- nhân viên dịch thuật
- Nhân viên
- Giáo viên
- gia sư
- Nhân viên văn phòng tổng hợp…
Tìm hiểu thêm: Hướng dẫn cách thiết kế CV trên Word đơn giản
Xem thêm: uống thuốc tránh thai khẩn cấp có hại gì
Đây là tất cả Cách làm mục lục trong Word như thế nào? chi tiết và đơn giản. Bạn có thể thực hiện trên mọi phiên bản phần mềm Word. Ngoài kỹ năng cơ bản này, bạn cũng cần thành thạo các kỹ năng liên quan khác khi sử dụng Word. Đây là cơ hội giúp bạn dễ dàng được các doanh nghiệp nhận vào làm ở vị trí nhân viên văn phòng và các vị trí công việc khác. Với kỹ năng vi tính văn phòng tốt, bạn có thể hoàn thành công việc của mình nhanh hơn và hiệu quả hơn rất nhiều. Và để tham khảo những công việc mới nhất yêu cầu kỹ năng Word, Excel và tin học văn phòng, đừng quên truy cập vào nền tảng tuyển dụng trực tuyến. TopCV.vn Vui lòng!
Bình luận